비즈니스를 운영하다보면 발생하는 비용은 경우에 따라 일일이 회사 납부하지 못하는 경우가 발생한다.

회사에서 일정금액을 미리 지급하거나 아니면 추후에 종업원이 청구한 경우 그 금액을 지불하는 경우 종종 발생하는데, 과연 이렇게 지급된 금액은 모두 회사입장에서 비용처리가 가능하고, 종업원 입장에서는 자신은 소득금액에서 공제가 되는 것인지 궁금할 것이다. 최근에 발표된 IRS의 예제를 통하여 자세히 알아보도록 하자.

예를 들어, 종업원이 자신의 차를 회사의 업무를 위해 사용한다거나, 출장비를 자신이 직접 지불한 경우 회사로 부터 받은 실비는 과세대상이 될것인가 아니면 당연히 비과세대상일 될 것인가 궁금할 것이다.

결론부터 말하자면, 과세대상 여부는 회사의 실비 지급 방식에 따라 과세대상이 되기도 하고 비과세대상이 되기도 한다. 회사가 일정의 출장비나 개인차량 사용비를 먼저 지급하고 추후에 영수증등 증빙자료를 바탕으로 정산을 하는 정산제도를 이용하는 경우, 종업원에게 실비보상을 해준 것에 대해 종업원은 세금을 내지 않아도 되고, 회사의 입장에서도 추가적인 세금 발생없이 지급한 금액만을 비용처리 할 수 있다.

하지만, 비정산제도로 비용처리를 할 경우, 회사와 개인의 세금이 증가된다. 예를 들어, 회사에서 A씨에게 매달 500달러 씩 1년동안 6000달러를 지급하였을 때, 정산제도를 이용하면 내야되는 세금이 전혀 없지만, 비정산 제도로 지급하였다면 회사가 종업원에게 지급한 비용은 일종의 급여로 간주되어 다음의 표와 같이 각종 급여세가 부과된다.

그렇다면 정산제도 방식으로 회사기 실비를 보상하는 경우 회사나 종업원 모두에게 세금이 부과되지 않는데 더 자세히 알아보면 다음과 같다. 정산제도(Accountable Plan)란 종업원이 회사의 업무활동을 위해 지출한 경비내용를 회사에 보고하고, 적정한 시간내에 증빙서류를 첨부하며, 실비를 초과하여 받은 금액을 적정시간내에 고용주에게 되돌려주는 것을 말한다.

법규에 명시된 적정한 시간은 사실과 정황을 고려하여 결정되지만, 비용이 발생하기 30일 이내에 미리 지급하고, 발생한 비용에 대한 회계처리가 60일내에 적절하게 이루어지며, 초과지급된 금액은 120일 내에 고용주에게 되돌려주었다면 정산제도가 적절하게 처리된 것으로 간주된다. 똑같은 비용의 발생이라도 적절한 회계처리와 증빙서류를 준비한다면 절세효과를 누릴 수 있게 된다.

박은미 CPA